O papel da tecnologia na otimização de processos

Em 1961, após se tornar o primeiro homem a ver o nosso planeta do espaço, o astronauta russo Yuri Gagarin disse: “a Terra é azul!”. O que hoje todos nós conhecemos a partir das fotografias tiradas durante as inúmeras missões espaciais que vieram depois de Gagarin, ele soube traduzir em palavras, a partir da impressão que teve durante uma experiência até então inusitada. Às vezes, com os processos também funciona assim: precisamos nos distanciar para entendê-los melhor.

Envolvidos cotidianamente com nossos processos, não nos damos conta de que mudanças podem ser necessárias, para torná-los mais eficientes. Olhando-os a certa distância, buscando detalhes que passariam despercebidos caso nos mantivéssemos presos a eles, em um ponto ou em outro podemos encontrar pormenores que podem ser alterados, em benefício da eficiência, da economia e da diminuição de riscos.

Nessa análise, é possível notar o quanto a adoção da tecnologia pode ser útil para a otimização de processos. Por meio de uma transformação que traga a tecnologia aos processos, podemos alcançar inúmeros benefícios para a organização e para o negócio ao qual ela se dedica, como, por exemplo, redução de custos e de riscos para o trabalhador. Assim, é possível ter um melhor aproveitamento dos recursos humanos; agilidade para a tomada de decisões; melhora no tempo de resposta e na eficiência dos processos, por meio da automatização de processos repetitivos, entre outros.

Pensando nessas questões, falaremos no post de hoje sobre o papel da tecnologia na otimização dos processos. Confira a seguir!

A tecnologia como ferramenta de otimização de processos

Melhorar um processo significa aprimorar tanto o sistema de gestão interna quanto os negócios aos quais ele dá suporte. Nesse sentido, a tecnologia cumpre o papel de apoio a esses processos na maioria das organizações. Contudo, em muitas circunstâncias, a tecnologia é a espinha dorsal do negócio que suporta. Portanto, nada mais natural que à tecnologia seja dada a importância primordial.

Pensar na melhoria da tecnologia pode significar uma iniciativa para a otimização dos processos. Otimizar processos se tornou decisivo na geração de vantagens competitivas em um mercado cada vez mais acirrado.

Antes de tudo, é preciso entender o processo

O objetivo da tecnologia em uma organização é torná-la bem-sucedida, é claro. Ou, pelo menos, deveria ser. Portanto, entender todas as variáveis que estão envolvidas com um determinado processo, conhecer as linguagens que ele implica e perceber as necessidades existentes, naturalmente, é fundamental — antes de se pensar em melhorias da tecnologia para a otimização do processo.

Fundamental não é o mesmo que suficiente

A otimização dos processos exige disciplina, paciência e firmeza de propósitos. Também é preciso perspicácia para perceber quais são as soluções verdadeiramente úteis. Nem sempre as melhores soluções são as mais complicadas. Há casos em que menos tecnologia pode significar o melhor para o processo. Portanto, o primeiro desafio é ver o negócio com clareza. Depois disso, é preciso combinar esse ponto de vista com uma abordagem de resolução de problemas que corrija os defeitos existentes, em vez de apenas automatizá-los.

Só após compreender bem quais são as características do negócio como um todo, relacionando-as com aquilo que pode ser mudado, visando uma maior eficiência nos processos, é possível pensar em alocação de recursos para investimento em tecnologia.

Como funciona?

Em tempos passados, quando a tecnologia não oferecia tantas possibilidades de contribuição para a melhoria de processos quanto existem hoje, como a adoção dos softwares ERP (sigla, em inglês, para Enterprise Resource Planning, ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial, na tradução para o português), por exemplo, os analistas de negócios trabalhavam com hipóteses e simulações de cenários que orientavam as decisões. Quanto maior a experiência do analista, melhores eram as chances de a orientação ser de boa qualidade. Contudo, na prática, a impossibilidade humana de simular todas as variáveis possíveis não permitia segurança absoluta nas orientações que eram passadas e que definiriam tomadas de decisões. Mesmo os mais experientes analistas de negócios sofriam com estas limitações.

Com a adoção da tecnologia na otimização de processos, os limites foram amplamente dilatados e as orientações necessárias às tomadas de decisões tornaram-se infinitamente mais precisas.

De modo geral, com o uso da tecnologia na otimização de processos, é estabelecido um modelo que define um determinado problema e os parâmetros que ele possui. Cada aspecto envolvido no processo define uma variável. Todas as variáveis possíveis serão inter-relacionadas, assim como serão relacionadas as restrições que cada uma delas envolve. Por fim, um objetivo é definido e o problema será analisado pela perspectiva dessa meta.

No entanto, com a capacidade de processamento que a tecnologia permite, o volume de considerações é muito maior e a eficiência das respostas mais precisas e confiáveis.

Assim, várias situações de todas as complexidades podem ser analisadas simultaneamente e os questionamentos que cada uma delas pode suscitar serão respondidos em tempo reduzido, com extrema confiabilidade.

Por exemplo, se o objetivo for a maximização de lucros de uma determinada empresa, utilizando a tecnologia na otimização do processo, serão consideradas as variáveis de custo de pessoal e de materiais, de necessidade de manutenção de estoques, de eventuais perdas, de logística, entre outras, que serão inter-relacionadas, a fim de definir quais são as influências que, eventualmente, cada uma pode exercer sobre a outra e como é possível atuar sobre cada uma delas, para obter os melhores resultados. Com base nessa análise, serão definidos os melhores parâmetros, que orientarão as decisões.

Além disso, a inserção da tecnologia nos processos pode reduzir a necessidade de contratação de pessoal. Quando há sazonalidades, normalmente, é preciso contratar pessoal extra para lidar com processamentos adicionais, em determinadas épocas do ano, por exemplo. Nesses casos, a tecnologia poderia dispensar essas contratações. Outro exemplo, ainda, é quando a automação pode dispensar a presença humana em rotinas onde há acentuada exposição a riscos.

Inserir a tecnologia como ferramenta para a otimização de processos, seguramente, é uma ótima decisão a ser tomada. No entanto, não é algo que deve ser feito impulsivamente. Portanto, conhecer o aspecto tecnológico na organização, com o propósito de inseri-lo como um ativo organizacional que merece ser realçado, em vez de significar um custo que precisa ser reduzido, é um ótimo ponto de partida.

Qual é a relação das tecnologias na otimização de processos em sua empresa?

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